Cách lưu chứng từ kế toán

Lưu chứng từ kế toán là một trong những yếu tố quan trọng để tối ưu quy trình thu chi, quản lý ngân sách cho doanh nghiệp. 

Lưu chứng từ, hồ sơ một cách khoa học luôn là việc làm cần thiết đối với các phòng ban trong doanh nghiệp. Đặc biệt là với phòng kế toán, với khối lượng giấy tờ, chứng từ khổng lồ và lại còn đóng vai trò vô cùng quan trọng với công ty. Quản lý, bảo quản chứng từ kế toán thực sự sẽ góp phần làm gia tăng hiệu quả làm việc của bạn hơn rất nhiều.

Lưu trữ chứng từ thuế GTGT

• Tờ khai thuế GTGT kèm bảng khai
• Hóa đơn đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra phía sau tờ khai và sắp xếp trên bảng kê mua vào, bán ra.

Kể từ ngày 1/1/2015 đối với quy định mới các bảng kê mua vào, bán ra đã bắt buộc phải làm nữa. Tuy nhiên để dễ dàng và nhanh chóng hơn trong việc quyết toán thuế, bạn vẫn nên đưa hai phụ lục này vào quy trình kiểm soát.

Lưu trữ chứng từ thuế khác

• Các chứng từ khai báo thuế thông báo phát hành hóa đơn, khai thuế môn bài, các báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm.
• Số lượng giấy tờ này không quá nhiều, để tiện lợi chúng ta hoàn toàn có thể xếp chúng vào chung một tập tài liệu để lưu trữ.

Lưu trữ chứng từ ngân hàng

Loại chứng từ ngân hàng thường sẽ bao gồm: hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay

• Về hồ sơ tiền gửi: Bạn có thể phân loại theo quý hoặc theo năm tùy vào số lượng giấy tờ ít hay nhiều của công ty. Sau đây là cách phân loại cho bạn tham khảo: giấy tờ sao kê tổng hợp, giấy báo những khoản nợ cần chi, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.
• Về hồ sơ tiền vay: Biên bản, hợp đồng vay cùng các phụ lục đính kèm, các khế ước nhận nợ và các giấy tờ theo từng hợp đồng vay sắp xếp theo thời gian.

Lưu trữ phiếu thu + chi tiền

Để dễ dàng kiểm tra các khoản thu chi, các giấy tờ liên quan tới việc này thường sẽ được đóng thành từng tập theo tháng. Thứ tự thường sẽ như sau: sổ quỹ các khoản thu + chi trong tháng, phiếu thu + chi kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương và các chứng từ khác.

Lưu trữ phiếu nhập + xuất kho

Cũng tương tự phiếu thu + chi, phiếu này cũng nên được đóng theo từng tháng để dễ dàng cho việc kiểm soát. Cách gợi như sắp xếp cho bạn như sau:

Phiếu nhập kho

• Đối với sản phẩm, thiết bị mua ngoài: Đính kèm các hóa đơn như hóa đơn thuế GTGT (photo), hóa đơn mua bán và hóa đơn vận chuyển nếu có, biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng CO, CQ.
• Đối với nhập kho thành phẩm: Lưu trữ các phiếu tính giá thành nhập kho đi kèm.

Phiếu xuất kho: Các giấy tờ đi kèm như hóa đơn GTGT đầu ra, biên bản giao hàng,…

Lưu trữ hợp đồng mua bán

Các hợp đồng loại này thường sẽ được để trong cùng một tập hợp đồng. Tất cả giấy tờ liên quan đến việc mua bán có mộc đỏ sẽ được tập hợp và lưu lại ở phòng kế toán, trừ các trường hợp văn bản có 2 bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một bản, bản còn lại sẽ do phòng ban có liên quan quản lý.

Loại hợp đồng mua bán nên được tập hợp theo từng dự án, sau đó kế toán sẽ tạo folder lưu trữ riêng và ghi lại tên theo từng dự án để tiện quản lý và bảo quản.

Lưu trữ chứng từ lương

Về chứng từ lương, kế toán sẽ tiến hành tạo folder theo từng năm để quản lý và lưu lại bảng lương trong năm.

Các chứng từ lương cần lưu bao gồm: bảng thanh toán lương, bảng lương chuyển về ngân hàng và UNC photo, các bảng lương tiền mặt có ký nhận của người lao động, cùng các chứng từ khác phát sinh.

Các bài viết bạn có thể tham khảo:

• Năm thứ 3 liên tiếp iNET đạt danh hiệu chăm sóc khách hàng xuất sắc
• Cáp quang biển gặp sự cố, Internet Việt Nam bị ảnh hưởng
• iNET dã ngoại gắn kết các thành viên

Bên trên là một trong những chứng từ quan trọng và một số gợi ý về cách lưu chứng từ kế toán. Ngoài ra còn rất nhiều các loại giấy tờ, chứng từ khác mỗi chứng từ có những mục đích sử dụng và giá trị quan trọng riêng, tùy vào mỗi loại chúng ta sẽ có các cách sắp xếp khác nhau làm sao cho phù hợp nhất và đạt hiệu quả công việc tốt nhất.

Để nhanh chóng và tiết kiệm thời gian từ đó đạt hiệu quả hơn trong công việc. Bạn cũng có thể tham khảo qua các dịch vụ lưu trữ kho hồ sơ tphcm hay toàn quốc. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tận tình nhất nhé.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
• Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
• Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hoàng Nam